O Ciclo PDCA foi idealizado por Shewhart e mais tarde aplicado por Deming no uso de estatísticas e métodos de amostragem. Nasceu no escopo da tecnologia TQC (Total Quality Control) como uma ferramenta que melhor representa o ciclo de gerenciamento de uma atividade.
O conceito do Ciclo evolui ao longo do tempo vinculando-se também com a idéia de que uma organização qualquer, encarregada de atingir uma determinada meta, necessita planejar e controlar suas atividades.
O Ciclo PDCA compõe o conjunto de ações em seqüência dada pela ordem estabelecida pelas letras que formam a sigla: Plan (planejamento) estabelecer missão, visão, objetivos e metas, procedimentos, processo e metodologias que serão necessários para o alcance dos resultados esperados; Do (execução) realizar e executar as atividades; Check (verificação) monitorar e avaliar periodicamente os resultados e os processos confrontando-os com o planejado, consolidando as informações e emitindo relatórios; Act (agir) agir de acordo com o avaliado e com as informações emitidas nos relatórios, eventualmente confeccionar novos planos de ação e aprimorar a eficiência e eficácia da metodologia aplicada e aperfeiçoando a execução corrigindo as falhas ocorridas durante o processo.
Todas as organizações devem utilizar o Ciclo PDCA para desenvolver o Planejamento e Controle do escopo de um projeto. A aplicação do Ciclo permite que a organização realize melhorias contínuas em seus processo e metodologias. Isto, além da redução de custos e aumento da produtividade, repercute positivamente na tomada de decisão por parte dor Gerentes de Projetos, pois favorece a obtenção de informações confiáveis durante o ciclo de vida do projeto.
O Ciclo PDCA é parte fundamental de qualquer organização que implementa projetos, pois se constitui, na prática, de um modelo de gestão altamente eficaz. Em Gerenciamento de Projetos, o Ciclo PDCA e as fases de Planejamento e Controle trabalham com os mesmos conceitos.
Resumindo, a aplicação do Ciclo PDCA, aliado ao Planejamento e Controle, permite à equipe de projeto:
- Avaliação de desempenho;
- Comparação entre o realizado e o planejado;
- Análise dos desvios;
- Tomada de ações corretivas;
- Acompanhamento para avaliar a eficiência das ações implementadas;
- Adição de informações a serem utilizadas em processos e metodologias em projetos futuros;
- Captação de informações que auxiliem à tomada de decisão.
A tomada de decisão é basicamente, a escolha de uma opção entre diversas alternativas existentes, seguindo determinados passos previamente estabelecidos e culminando na resolução de um problema de modo correto ou não. Envolve oito etapas:
- Análise e identificação da situação;
- Definição dos critérios e sub-critérios;
- Identificação das restrições;
- Desenvolvimento de alternativa;
- Comparação entre as alternativas;
- Classificação dos riscos de cada alternativa;
- Escolher a melhor alternativa; e
- Execução e avaliação.
