Planejamento e Controle

Planejar sempre foi uma necessidade do homem. Desde tempos imemoriais o ser humano procura precaver-se das surpresas desagradáveis tomando medidas preventivas contra toda sorte de danos que possam prejudicar o resultado de seu intento. O homem pré-histórico era nômade e deslocava-se sempre que os recursos (caça e frutos) se esgotavam na região onde vivia. Depois, ele domesticou animais entrando na era pastoril, porém continuou nômade porque necessitava de pastagens para seus rebanhos e ainda hoje, temos tribos no norte da África e estepes asiáticas que mantém esta tradição.

Na era agrícola o homem deixou de ser errante e fixou-se, começou a plantar, sendo a cultura de alimentos a primeira atividade planejada do ser humano. Então, o agricultor precisou estocar sementes, respeitar a data de plantio, preparar do solo, prover a irrigação, colher e armazenar.

A agricultura foi a primeira atividade produtiva do homem onde ele, pelo seqüenciamento racional de atividades, obteve resultados almejados.

Planejar é elaborar um roteiro de ações para se atingir um determinado fim”. (Aurélio),

“Planejar é a determinação de um conjunto de procedimentos, de ações (por uma empresa, um órgão do governo etc.), visando à realização de determinado projeto; planificação”. (Houaiss)

“O planejamento é uma atribuição pela qual o homem, agindo em conjunto e através da manipulação e do controle consciente do meio ambiente, procura atingir certos fins já anteriormente por ele mesmo especificados”. (FRIEDMAN, 1960)

Quando o planejamento consiste em medidas de resultados a longo prazo visando implementar estratégias e almejando a vantagem competitiva das organizações e aumentando seu poderio em relação à concorrência, denomina-se o Planejamento Estratégico.

Se constituído de ações que impetrem medidas que redundam em retornos de médio prazo objetivando melhorias no produto ou serviço através de adoção de novas metodologias e tecnologias restritos a um departamento ou mais, denomina-se Planejamento Tático.

Medidas imediatistas (curto prazo) visando correções de desvios ou o acompanhamento de processos restritas à setores ou seções, denomina-se Planejamento Operacional.

O Planejamento viabiliza a visão antecipada das ações desencadeadas ao longo de um processo, utilizando-se de todos os meios disponíveis para se atingir os fins que se pretende:

• Prevenir surpresas, obstáculos ... previsibilidade

• Antecipar-se aos problemas ... pró-atividade

• Noção das demandas ... eficiência

• Fazer o que é certo ... eficácia

• Fazer o que tem que ser feito ... efetividade.

No planejamento, deve-se ter em conta a:

• Viabilidade Econômica: diz respeito aos custos e receitas envolvidos no projeto, às condições de financiamento, à capacidade de pagamento, etc.

• Viabilidade Técnica: o planejamento deve ser compatível com a disponibilidade de matéria-prima, equipamentos, know-how e de pessoal especializado etc.

• Viabilidade Política e Institucional: considerar a situação legal, a aceitabilidade do plano pelos responsáveis por sua execução e pelos que serão atingidos pelo processo.

"O planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas às implicações futuras de decisões presentes". PETER DRUCKER

A necessidade de planejar
Toda atividade humana realizada sem qualquer tipo de preparo é uma atividade aleatória que conduz em geral, o indivíduo e as organizações a destinos inesperados, decepcionantes e via de regra a situações piores que aquelas anteriormente existentes.

Inúmeros são os prejuízos resultantes da falta de planejamento:

• aumento dos custos (prejuízos)

• aumentos do prazo de conclusão (atrasos)

• descumprimento do contrato (multas)

• perda de credibilidade (imagem)

• e por fim . . . perda do cliente !!!

O planejamento surge da necessidade de gerenciarmos um projeto ou processo e seu produto é um plano onde relacionamos:

• escopo: objetivos a serem alcançados, abrangência;

• ordenação: seqüenciamento e precedência de execução das atividades,

• visão: fatores críticos de sucesso - condições essências,

• previsibilidade: riscos e incertezas no desenvolvimento,

• variabilidade: prazos e folgas de cada atividade,

• quantificação: recursos necessários e disponíveis,

• aquisições: obtenção de bens e serviços externos,

• qualidade: garantia no atendimento das necessidades,

• programação: datas de início, término e datas-limite de cada atividade,

• atribuições: responsáveis pela condução e execução,

• integração: comunicação aos envolvidos.

Controle

“Monitoração, fiscalização ou exame minucioso, que obedece à determinadas expectativas, normas, convenções, etc”. (Houaiss)

Conjunto de etapas de:

• acompanhamento: medição, coleta e registro de informações resultantes da execução de uma tarefa,

• avaliação dos dados coletados (desvios, erros, perdas...),

• análise e divulgação das informações resultantes da avaliação (feedback).

O controle previne que os erros se propaguem pelas várias etapas e se corrijam falhas do planejamento a tempo de se recuperar prazos para atingir os objetivos inicialmente definidos, devendo ser:

• contínuo: ocorrer ao longo de todo o processo,

• interativo: concomitante com as ações planejadas (tempo real)

• iterativo: ser repetitivo,

• permanente: não deve ser interrompido,

• eficaz: apontar que o andamento das ações está em concordância com o planejado (ou corrigir os problemas).

A detecção dos problemas (falhas / atrasos) é facilitada pela adoção de indicadores de desempenho e / ou resultados que provêem referenciais de acompanhamento e aferição das ações, nas perspectivas:

• temporais (prazos)

• dimensionais (qualidade)

• ambientais (riscos)

• quantitativas (produtividade, capacidade...)

O planejamento define o que, como, por quem, quando e onde as ações devem acontecer. . .

O controle investiga e avalia os resultados das ações procurando corrigir as falhas em tempo hábil e registrando as lições aprendidas.

Não adianta planejar o que não vai ser controlado nem controlar o que não sabemos como vai acontece.

O planejamento não é uma iniciativa onde pretende-se acertar tudo e sempre mas sim, minimizar decepções e prejuízos visando maior eficiência e eficácia nos projetos e processos.