Uma metodologia de GP deve abordar todas as áreas de conhecimento?

Uma metodologia é composta por técnicas e processos que visam aumentar e garantir a eficiência do trabalho realizado dentro de uma organização. Em Gerenciamento de Projetos, a utilização de uma metodologia propicia padronização de métodos e processo e é considerada fator crítico de sucesso.

Mas o que fazer quando uma empresa decide criar sua própria Metodologia de Gerenciamento de Projetos?

A primeira e mais importante etapa é adquirir conhecimento em boas práticas de gerenciamento de projetos. As boas práticas de Gerenciamento de Projetos disseminadas pelo PMI (Project Management Institute), através de sua publicação chamada PMBoK (Project Management Body of Knowledge), podem ser um excelente caminho.

O PMBoK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge), ou Guia para o Universo de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos, procura contemplar os principais aspectos que podem ser abordados no gerenciamento de projetos. O Guia é uma padronização, identificando e nomeando processos, áreas de conhecimento, técnicas, regras e métodos. O PMBoK não é uma metodologia pronta pois não faz distinção de projetos. Porém o Guia pode ser utilizado como um manual de referência para a criação de metodologias próprias, pois descreve conhecimentos e boas práticas adotadas no Gerenciamento de Projetos.

São nove as áreas de conhecimento abordadas no PMBoK:
1. Gerenciamento de Integração
Inclui os processos necessários para assegurar a unificação, consolidação, articulação e ações integradoras que são essenciais para o término do projeto, para atender com sucesso às necessidades do cliente e de outras partes interessadas e para gerenciar as expectativas.
2. Gerenciamento do Escopo
Inclui os processos necessários para assegurar que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e somente o trabalho necessário, para completar o projeto com sucesso.
3. Gerenciamento do Tempo
Inclui os processos necessários para assegurar o planejamento e execução do projeto em um prazo adequado.
4. Gerenciamento de Custos
Inclui os processos necessários para assegurar que o projeto possa ser executado dentro do orçamento aprovado.
5. Gerenciamento da Qualidade
Inclui os processos necessários para assegurar que o projeto vai satisfazer as necessidades para as quais foi concebido.
6. Gerenciamento de Recursos Humanos
Inclui os processos necessários para que se faça o melhor uso dos recursos humanos envolvidos no projeto.
7. Gerenciamento de Comunicações
Inclui os processos necessários para assegurar a adequada geração, disseminação e armazenamento de informações do projeto.
8. Gerenciamento de Riscos
Inclui os processos relacionados com a identificação, análise e estabelecimento de contramedidas para os riscos do projeto.
9. Gerenciamento de Suprimentos e Contratos (Aquisições)
Inclui os processos necessários para a aquisição de bens e serviços fora da organização executora do projeto.

Além dessas, outras duas áreas podem ser consideradas para a criação de uma metodologia de gerenciamento de projetos:

Gerenciamento de Documentação, que inclui processos necessários para a padronização de fluxo e arquivamento de documentos de projetos.

Gestão do Conhecimento, que inclui processos necessários para a disseminação de conhecimento entre a equipe de projeto e registro de lições aprendidas ao longo do projeto.
O ideal é criar uma metodologia que aborde boas práticas de Gerenciamento de Projetos em todas as áreas mencionadas.

Porém, dependendo do nível de maturidade em Gerenciamento de Projetos em que se encontre a empresa e das características do projeto, pode-se criar uma metodologia própria onde nem todas as áreas de conhecimento serão abordadas.

Escopo, prazo, custo e qualidade são áreas consideradas primordiais para serem gerenciadas em um projeto. Uma metodologia simples para Gerenciamento de Projetos deve levar em consideração boas práticas nessas três áreas. Visando a entrega do produto certo, dentro do prazo estipulado, respeitando as estimativas de custo e atendendo a qualidade exigida pelo cliente.

Boas práticas na gestão das outras áreas (risco, aquisições, RH, comunicações, documentação, conhecimento e integração) podem ser incorporadas à metodologia aos poucos. Assim que a cultura de gerenciamento de projetos já estiver incorporada ao dia a dia da empresa e dos profissionais envolvidos.

A empresa também pode adotar metodologias diferentes para cada tipo de projeto. Para isso, ela deve criar parâmetros para definir a complexidade do projeto, tais como: importância do cliente; importância dentro do planejamento estratégico da empresa; estimativas de custo; estimativas de prazo; etc.

Metodologias mais simples para projetos de pequena complexidade e metodologias mais rebuscadas para projetos mais complexos.

Lembrando que quanto mais complexa for a metodologia, mais esforços (custos) a empresa terá que concentrar no Gerenciamento de Projetos.

Vale ressaltar que o sucesso na criação e implementação de uma metodologia de Gerenciamento de Projetos depende diretamente da participação e apoio da alta cúpula da organização.

Considerações finais:

A utilização de metodologias de Gerenciamento de Projetos propicia um melhor desempenho dos líderes de projetos e aumentam as chances de sucesso durante a execução do projeto. Além de aumentar a credibilidade da organização junto aos clientes.