Como diz o bom conselho: “Uma grama de prevenção vale um quilo de cura”. Nos projetos existem uma série de incertezas quanto ao cronograma, ao custo e a qualidade do produto final. Como estas incertezas, que a partir daqui podemos nominar de riscos, podem ser gerenciadas?
O gerenciamento de risco é o meio pelo qual estas incertezas são sistematicamente gerenciadas para garantir que os objetivos (prazo, custo e qualidade) do projeto sejam alcançados. É importante ressaltar que os objetivos do projeto não se limitam apenas a triplice restrição, mas está é uma outra discussão.
A ação sistemática de trabalhar nos riscos do projeto é o grande diferencial, pois o enfoque e a continuidade aumenta a capacidade de identificação, controle e redução dos riscos.
Os principios de gerenciamento do risco podem ser aplicados a todos os aspectos do negócio e a todos os ramos de atividade, não ficando limitado ao mundo dos projetos ou mesmo da área de engenharia ou tecnologia. A gestão de risco já está inserida a muito tempo no mundo dos negócios em setores como Seguros, Energia Atômica, Petrolífera entre outros. Estas empresas criaram ao longo do tempo uma cultura de gestão do risco, e praticam esta cultura pois entendem que este é fundamental para o seu negócio.
A importância do gerenciamento de risco agora é evidente no mundo todo. Uma gestão mais eficiente dos riscos, por exemplo, poderia ter evitado grandes prejuízos a acionistas e investidores nestes tempos de crise financeira.
Muitos gerentes de projetos já chegaram a conclusão que a gestão de risco é a ferramenta que lhe permite se sobressair perante outros, pois proporciona capacidade de tomar ações sobre circunstâncias quais levariam o projeto a comprometer seus objetivos.
Em uma visão mais abrangente poderiamos dizer que o papel principal do gerente de projetos é gerenciar riscos. O gerente de projetos trabalha para evitar o risco do cronograma atrasar, risco do custo ficar além do esperado, risco do produto ser entregue com falhas.
Mesmo com a responsabilidade maior sob gerente de projeto, o gerenciamento do risco é uma atividade da equipe, pois permeia todo os outros planos e ações do projeto, entretanto é de sua responsabilidade liderar e manter a gestão de risco como cultura operacional do projeto e levar a alta admnistração a importância de se gerir riscos.
O gerenciamento de risco, mais do que estabelecer margens de risco, deve influenciar as decisões e planejamento do projeto. Podemos entender que metodologicamente os planos do projeto são as entradas para o processo de gestão do risco, mas o gerenciamento do risco é bem mais complexo do que isso.
Na gestão moderna de projetos, os gerentes de projeto tem tratado o gerenciamento de risco de forma burocrática e procedimental, onde onde a gestão de risco se reduz a (1) identificar o risco, (2) desenvolver respostas ao risco e (3) controlar os riscos. O gerente de projeto deve entender que gerir risco é estar além de uma lista de possíveis problemas com suas probabilidades e impactos.
O gerenciamento dos riscos analisa os resultados do planejamento, as pessoas e as condições do projeto e de forma crítica trabalha para encontrar os pontos fracos que possam comprometer a entrega do projeto.
O processo de gerenciamento de riscos deve ser contínuo e recorrente durante todo o projeto, tendo como resultado a atualização do plano de gerenciamento de risco no final de cada fase. Assim será possível a avaliação dos riscos de cada fase e as suas consequências no projeto, bem como garantir que novos problemas sejam rapitamente identificados e avaliados.
Sempre que o planejamento do gerencimento de riscos é iniciado é importante ter em mente algumas questões e considerações que o tornarão mais consistente e eficaz. Mais do que seguir a clássica abordade de gestão de risco é importante pensar que apesar de existir um padrão mínimo, como questões contratuais ou legais, o gerenciamento de risco deve ser personalizado a cada projeto. O processo de gerenciamento do risco é ciclico é repetitivel durante todo o projeto. Sempre que um novo ciclo do projeto for iniciado o gerente de projetos deve considerar:
- Todos os passos e processos estão presentes?
- Os passos estão na ordem correta?
- Os passos tem igual importância?
- O processo está bem estruturado?
- O processo é iterativo?
- O processo é contínuo?
- O processo começa logo na fase inicial do projeto?
- O processo é atualizado a cada fase do projeto?
É incrível como muitas empresas, com suas metodologias próprias ou não, deixam de contemplar todos os passos fundamentais na gestão de risco ou quando estes existem são tratados de forma displicente ao ponto de não serem tratados com a memas importância e formalidade, assim deixam de ser alternativas consistentes de mitigação e contingenciamento dos riscos. Por exemplo, quando a gestão de risco é tratada como sendo a identificação do risco propriamente dito.
O nome de cada etapa do processo de gerenciamento de risco não é importante e são eventualmente diferentes de uma metodologia para outra, mas o fundamental é que os passos elementares apresentados acima sejam de fato executados.
A prática da gestão de risco tem demonstrado que a ausência de alguma etapa no processo ou até mesmo a priorização de uma etapa em detrimento de outra tem levado a uma menor eficacia, o que muitas vezes induz a equipe e até mesmo os executivos da companhia a não dar o devido valor a gestão de riscos.
Segundo o professor Edmund H. Conrow em seu livro Effective Risk Manament: Some Keys to Success “Um processo bem estruturado inclui dados iniciais, ferramentas e técnicas claramente definidos, assim como o resultado de cada etapa. Também abrange um conjunto de procedimentos para cada processo, documentação adequada e orientação para a comunicação de resultados.”
Outro ponto que tem desvalorizado a gestão de risco é o comprometimento da liderança do projeto com a gestão dos riscos. A implementação de cima para baixo onde os processo de gerenciamento de risco são considerados durante o processo de decisão, assim toda a equipe se sentirá motivada e a cultura de gestão de risco irá permear por todo o grupo de trabalho do projeto. Sem uma compromisso formal e efetivo da gestão do projeto, nos seus diversos níveis, a equipe não sentirá a especial importância em uma prática diária a gestão de risco. Em se falando de gestão de risco o exemplo do time de liderança do projeto é fundamental.
Por último, a melhor e mais eficiênte maneira de gerenciar os possíveis riscos do projeto é através da experiência adquirida. Nenhuma metodologia ou processo irá substituir a lições aprendidas em projetos anterios. O conhecimento adquirido com projetos anteriores encurta tem se demonstrado uma excelente ferramenta de gestão de risco e deve ser aproveitada pelo gerente de projetos e sua equipe.
A gestão dos riscos deve buscar a critica constante, considerar todas as perspectivas possíves, valer-se das lições aprendidas e, por mais pessimista que possa parecer, levar em conta que se algo pode dar errada, vai dar - A lei de Murphy deve ser o mantra da gestão de risco.
Hoje, os gerentes de projetos prossuem qualificação e ferramentas para uma gestão de riscos efetiva. Eles tem uma visão mais ampla do projeto e conseguem vislumbrar tanto questões de negócio quanto questão técnicas, e o mais importante: A alta administração da organização tem dado poderes para tal.
Não podemos deixar que a alta administração entenda a gestão de risco como um custo adcional, mas sim com investimento na prevenção e no sucesso do projeto.
Durante a execução de um projeto novos riscos, pequenos ou grande aparecerão. O sucesso do projeto virá através através de gerenciamento constante dos riscos deve ser feito durante toda a vida do projeto.
Então o que é um bom gerenciamento de riscos? Esta é uma pergunta difícil de responder, mas tentaremos no próximo artigo. Por enquanto fica o entendimento de que não gerenciar os riscos é o maior risco do projeto. Gerir riscos é gestão de projeto de alto nível.
Fonte: http://www.ogerente.com.br
Wilson Aparecido de Freitas, PMP, ITIL
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