O segredo está na comunicação - por Edson Garcia

      Normalmente a teoria não corresponde à prática. Essa regra não se aplica quando o assunto é comunicação. Eu arrisco dizer que 70% do seu tempo deve ser dedicado à comunicação, ou até mais.

  Entender as espectativas de seus stakeholders,conseguir extrair deles com precisão os requisitos do produto que o projeto irá gerar, enfim … tudo gera em torno da comunicação.

Se fala muito em projetos que não foram entregues no prazo ou no custo. Sem dúvida alguma, a falta de comunicação ou a comunicação não eficiente tem grande parcela de responsabilidade nestes insucessos. Graças a falta dela, uma necessidade de um stakeholder pode não ter sido coletada corretamente, e isso irá gerar retrabalho e por consequência aumento de custo e prazo.

Quando falta comunicação nós colocamos o nosso lado “vidente” em ação com os “eu acho que”. Se você começar a escrever seu plano de projeto ou a executar as atividades pensando no “eu acho que…” já está partindo para um caminho que certamente irá gerar atrasos e aumento de custos. Na dúvida, agende uma reunião rápida ou ligue para seu stakeholder ou gp.

    Eu trabalho com projetos de sistemas e websites e a minha experiência me levou a crer que a maior parte dos problemas provém da falta de comunicação.

Só para ilustrar, certa vez trabalhei em um projeto de desenvolvimento de website para uma academia de tiro. Com era um trabalho freela, eu mesmo levantei os requisitos, montei o plano do projeto e realizei a execução das tarefas. OK. Requisitos levantados, plano de projeto elaborado. Vamos para execução!

Site pronto e no ar. Fui até o cliente e o ensinei a utilizar as ferramentas de publicação de notícias e fotos dos eventos.

    Passaram uns 40 dias e ele não pagou os 50% restantes a respeito do projeto. Entrei em contato, falei a ele que tinha entregue o trabalho 100% e queria saber o motivo pelo qual ele não queria pagar o serviço. Pois bem, ele me disse que não iria me pagar porque eu não tinha escaneado e publicado as fotos para ele. Que ele não sabia utilizar seu aparelho de scanner e que não queria “droga nenhuma” de sistema de publicação de galeria de fotos. Queria que eu ficasse publicando as fotos para ele todo mês.

Enfim, problema de comunicação. Como o patrocinador/stakeholder já era um senhor e que não tinha muita afinidade com tecnologia eu deveria ter adotado uma linha de comunicação mais simplista. Provavelmente errei na comunicação e assim acabei induzindo ele a entender que eu iria publicar as fotos. Entendi que ele queria um sistema de publicação e ele entendeu que eu iria publicar. Praticamente uma “conversa de bêbado” (rs), porém é errando que agente aprende!

    Obviamente isso me gerou custos que não tive como repassar para ele e acabei tendo que arcar sozinho com o prejuízo para não perder o cliente.

    A falta de comunicação ou a má comunicação custa caro, MUITO CARO.

   Abaixo, seguem algumas dicas para que você consiga uma boa comunicação em seus projetos. Clique e confira!

- E-mails: Procure utilizar e-mails somente para itens simples e que não gerem dúvida, por exemplo, “a cor do carro deve ser preta ou branca”? Assuntos mais complexos do tipo “na integração entre o SAP e o EMS Datasul devo enviar via interface para o EMS quais informações das ordens de produção? Os status de ordens de produção são iguais em ambos sistemas?” … esse tipo de discussão deve ser realizada impreterivelmente em reuniões presenciais.

- Reuniões: Procure realizar reuniões objetivas. Envie para os convidados alguns dias antes quais serão os temas abordados. Gerencie a reunião para que os participantes não a utilizem para lamentações, reclamações e qualquer outro assunto que fuja dos objetivos previamente propostos. Realize reuniões rápidas com uma duração máxima de 1h30. Você já deve ter participado de algumas reuniões que duraram 5 hs certo? Se sua resposta for sim, você sabe o quanto são improdutivas depois de 1h, 1h30… os participantes se dispersam, ficam lendo e-mails, navegando na internet com seus blackberrys ou até cochilando. Também pudera né … quem aguenta 5hs de reunião? Se o assunto for extenso, ao invés de realizar uma de 5hs, procure fazer 5 reuniões de 1h de segunda a sexta no primeiro horário, por exemplo.

- Ata: não esqueça das atas. Após a realização das reuniões, envie para todos participantes os itens discutidos e TUDO que foi definido na reunião.

- Conversa de corredor: quantas coisas importantes resolvemos no intervalo do cafézinho heim! Utilize a conversa informal para resolver problemas, porém, dependendo da gravidade e/ou magnitude, após o bate-papo, formalize por e-mail.

- Mensageiros instantâneos (msn, skype, sametime etc): registre seus LOGs de mensagem, podem ser úteis em uma futura discussão com algum stakeholder, ou até para se lembrar de algum item importante.

Nada substitui a conversa.

Procure seguir a ordem:
1- Reunião
2- Call conference
3- Conversa de corredor
4- Mensageiros instantâneos
5- E-mails

Faça o possível para sempre se comunicar através dos itens 1,2 e 3 e procure utilizar os itens 4 e 5 como última opção.