Quem já gerenciou um projeto onde os recursos não eram escassos põe o dedo aqui que já vai fechar! E as discussões com outros gerentes de projeto para conseguir um recurso? E as vezes que você procura pelo recurso e descobre que ele parou a atividade do seu projeto para quebrar um galho para o Siclano da Silva que falou a ele que tinha uma atividade urgente, que deveria priorizá-la porque o diretor pediu e você nem ao menos foi consultado? É … são inumeras as vezes que temos que fazer malabarimos para que as coisas andem. Vai dizer que você nunca sentiu vontade de enforcar meia duzia? rs.
Não existe receita de bolo, mas gostaria de compartilhar algumas experiências sobre COMO minimizar os encrencas que surgem durante o projeto pela escasses de recursos.
1- Faça o possível para ser amigo dos outros gerentes de projetos. Um dia você pode precisar de um recurso que está alocado em outro projeto e a amizade vai ajudar para que você consiga algumas horas dele.
2- Tenha senso de prioridade. Independente se eu gerencio o projeto A e o outro gerente o projeto B o mais importante não é nem o meu, nem o dele, é o que a companhia decidir. Se o B for mais importante que o A, empreste seu recurso a ele, porém deixe bem claro para a diretoria que isso implicará em atrasos no projeto A e que devido às prioridades da empresa, você está cedendo um recurso.
3- Acompanhe de perto o que seu recurso está fazendo durante o dia ou, se não for possível, solicite a ele que te envie um report no final do dia com as atividades realizadas. Dessa forma você consegue saber se realmente ele trabalhou no seu projeto, ou se pulou para o de outro GP sem te comunicar.
4- Seja justo. Esta parece bem óbvia não é? Só parece, mas existem muitos gerentes de projeto mal caráter que pouco estão interessados no que realmente é prioritário para a empresa e só querem mostrar que o projeto deles anda de vento em poupa, a todo custo, trapaceando e desviando recursos de outros projetos para os seus. Sei que é incrível, mas existem GPs assim … aos montes. Não seja um desses. Jogue limpo. Se precisar de um recurso emprestado, primeiro solicite ao GP para o qual o recurso está trabalhando.
Bom, ao ler o item número 3 você pode ter pensado: “Não seria mais simples eu combinar com o recurso para que, se alguém pedir para ele executar alguma atividade sem minha autorização, recusar?” … é, já pensei nisso, mas, pelo menos no caso da empresa onde trabalho não funciona. Lá eu até entendo o porque não funciona. Os recursos para realização de projetos são terceiros e na verdade, por mais que você seja o GP dele naquele momento, quando algum outro GP solicita algo, eles normalmente não conseguem dizer não porque acabam visualizando todos como “seus chefes”. No meu caso, não teve jeio. Preciso vez ou outra passar na mesa dos recursos para ver o que estão fazendo para que não abandonem o projeto para o qual foram contratados.
Não é muito fácil, mas agente consegue!
Planejar-se é a melhor saída! Prepare-se bem em relação aos gastos, considere sempre uma margem de até 15% para mais ou menos em seus custos, pq ai depois vc naum fica de saia justa!
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