Projeto em Geral:
- Inicie um processo de documentação do projeto e recuperação da informação passada. Só tome cuidado para não tornar isso a prioridade máxima, ou vão confundi-lo com um burocrata. Tome passos incrementais e vá mostrando os benefícios.
- Organize-se. Como ninguém vai gostar de passar muito tempo explicando os detalhes para o novo Gerente de Projetos, tente buscar o máximo que puder sozinho, e aproveite bem o tempo com a equipe preparando perguntas e questões antecipadamente.
Equipe:
- Para criar um ambiente positivo com a equipe, o Gerente deve saber ser duro nos momentos certos (por exemplo, com quem faz corpo mole de forma proposital), e compreender as necessidades de cada um. A confiança não será estabelecida da noite para o dia, e respeito, honestidade e competência farão com que a equipe “adote” o novo Gerente como um líder autêntico.
- Sugiro também uma reunião de kick-off, não para falar do projeto, mas da forma de trabalho da equipe. Neste reunião, o Gerente deve assumir compromissos que reforcem o que citei no item anterior, e pedir o mesmo do grupo.
Escopo:
- Em minha opinião, é o primeiro problema que o GP deve corrigir. Um escopo mal definido afeta todos os outros aspectos do projeto.
- É comum que uma equipe inexperiente em Gerenciamento de Projetos ache que todo o trabalho está bem definido, mas basta uma reunião de detalhamento de escopo para achar lacunas e divergências críticas.
Cliente:
- O cliente deve saber imediatamente que o Gerente será um dos principais pontos de contato a partir daquele momento.
- Para ganhar a confiança do cliente rapidamente, identifique alguns de seus pontos de insatisfação, e marque uma primeira reunião de apresentação mostrando que está ciente das oportunidades de melhoria e de como você irá agir. Mais importante: cumpra rigorosamente este compromisso, e você alcançará rapidamente a credibilidade desejada.
Autoridade e Reconhecimento Formal:
- Lidar com a equipe pode ser mais fácil do que lidar com outros stakeholders externos que não reconhecem sua autoridade no projeto.
- O líder da empresa deve formalizar sua posição no projeto. Isto pode até ser feito com um simples e-mail, mas o apoio à sua atuação deve ficar explícita.
- Cabe ao Gerente tomar ações rápidas quando identificar que outros stakeholders estão atrapalhando seu trabalho como líder do projeto, para que não fiquem dúvidas em relação a seu compromisso com o sucesso do mesmo.
Recursos:
- A menos que tudo esteja perfeitamente bem documentando, refaça a previsão de recursos necessários para o projeto. Você será cobrado pelos resultados, então não deixe de ter certeza da confiabilidade dos números.
- Caso identifique que os recursos são insuficientes, comunique isso imediatamente ao patrocinador do projeto (mesmo que não consiga mais recursos). Adiar esta informação somente o tornará cúmplice das estimativas iniciais.
Processos:
- Gradualmente e pacientemente, implemente boas práticas de gerenciamento de projetos. Como citei no começo, quem não entende do assunto, ou tem a cabeça fechada, achará que você está querendo burocratizar o projeto
- Ao invés de colocar processos “na marra”, explique e mostre na prática os benefícios que serão obtidos quando a empresa gerencia bem seus projetos.
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