Em minha visão, o escopo é simplesmente o aspecto mais crítico de um projeto. Erros no escopo se espalham automaticamente por todos os outros aspectos do projeto. A falta de atenção em sua definição pode trazer conseqüências bastante desagradáveis em termos de custos, prazos, comunicação e riscos.
Estive pensando em como um escopo poderia estar “defeituoso”, e cheguei a quatro aspectos que devem ser avaliados pelos Gerentes de Projeto para evitar dores de cabeça:
Escopo Incompleto
Ocorre quando, na decomposição do(s) produto(s) princial(is) do projeto, os sub-produtos não são identificados adequadamente. A equipe de projeto deve se perguntar “os sub-produtos de um produto são todos os componentes necessários para sua composição?”.
O Gerente de Projeto, mesmo que não tenha conhecimento técnico do que está sendo produzido, deve usar o bom senso e questionar repetidas vezes a composição do escopo.
Detalhamento Insuficiente
Muitas vezes o escopo está completo, mas os produtos não estão divididos em subprodutos que permitam uma correta definição de tarefas, tempos, custos, etc. Um exemplo grosseiro seria o escopo de uma residência sendo definido pelos sub-produtos “Casa” e “Quintal”. Apensar dos sub-produtos descreverem o produto final do projeto, eles mesmos precisam de maior detalhamento para que o projeto possa ser executado adequadamente.
Confusão entre Tarefas e Produtos
Também é um erro comum confundir tarefas com produtos. As tarefas são atividades interdependentes que levam à conclusão de um produto ou sub-produto. Este tipo de confusão, pode levar à mesma situação de escopo incompleto. A classificação de tarefas como produtos é muito mais do que uma questão de nomenclatura, é um sinal da falta de uma verdadeira compreensão do escopo do projeto.
Falta de Clareza
Um grande erro é deixar de lado o dicionário da Estrutura Analítica do Projeto, assumindo que o escopo está claro para todos somente porque está completo. Esta é uma armadilha tradicional dos projetos, que pode ser facilmente evidenciada pelo Gerente… basta que ele pergunte a pessoas de perfis diferentes sua compreensão dos diversos produtos definidos no escopo. Se a descrição do produto não foi clara, certamente ele receberá respostas bastante diversificadas.
Para finalizar, é importante esclarecer que escopo incompleto não é um problema impeditivo no projeto. Na realidade, em grande parte dos projetos é o que será encontrado pelo Gerente. O mais importante é que as lacunas estejam claras para que o escopo seja melhorado com o avanço do projeto, e o risco inerente a um escopo incompleto seja bem gerenciado.
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